Outlook er hjertet i kommunikationen

Vi bruger nok allesammen Outlook – eller det er naturligvis en tilsnigelse. For selvfølgelig bruger vi ikke allesammen Outlook, nogle bruger også Lotus Notes eller andre mailsystemer. Dog er det mit indtryk at 80-90% af medarbejdere i danske virksomheder de arbejder med Outlook. Men uanset hvilket mailprogram man arbejder med, så bliver det hurtigt hjertet i ens dagligdag. Mængden af mails, opgaver og kalenderstyring er bestemt ikke blevet mindre med tiden. Så behovet for at arbejde med netop mailprogrammet er vokset.

Når jeg underviser i Outlook, så er nogle af de ting jeg lægger mærke til at folk de har et stort behov for at finde ting. Finde gamle mails, finde mails fra de samme personer igen og igen og ikke mindst arkivere de mange mails på en fornuftig måde. Jeg plejer altid som noget af det første at vise kursisterne søgningen der foregår ved at trykke Ctrl + E. her stiller man sig op i den øverste søgefelt og man vil lægge mærke til at Ribbon skifter og der kommer et søgeribbon frem. Her på dette ribbbon er der en masse værktøjer. til at bruge til søgninger efter de ting man ønsker at finde.

Samtidig med dette, så er der også muligheden for at lave søgemapper. Disse specielle søgemapper, kunne man kalder standardiseret søgninger. Det vil sige, søgninger jeg laver igen og igen. Det er søgninger der foregår på tværs af alle mapper, og ikke mindst er det søgninger der er indekseret og sidst men ikke mindst er det søgninger der er sat op så tager meget kort tid at udføre søgningen.

Så har du problemer med at finde hvad du søger efter, så prøv ctrl + E og søgemapper og tag eventuelt et outlook kursus her hos eksempelvis Officekonsulenterne.

Leave a Comment

Previous post:

Next post: